Documentos de inmigración que nunca debe perder

Los documentos de inmigración se acumulan con el tiempo. Algunos pueden parecer obsoletos una vez que un caso es aprobado o llega una nueva tarjeta.

Eso no significa que hayan dejado de ser importantes.

Un aviso antiguo puede contener un número de recibo. Un pasaporte anterior puede mostrar cuándo y cómo alguien ingresó a los Estados Unidos. Una orden judicial puede demostrar cómo terminó un proceso de deportación. Reemplazar estos registros puede tomar tiempo, costar dinero o requerir una solicitud formal.

Lo más seguro es conservar un expediente de inmigración completo, incluso después de que un caso parezca concluido. Estos son los documentos que merecen especial atención y un sistema práctico para protegerlos.

Pasaportes, visas, sellos de entrada y el Formulario I-94

Conserve todos los pasaportes que haya utilizado para viajar a los Estados Unidos, incluidos los vencidos. La visa, los sellos de entrada y las páginas de datos biográficos pueden ayudar a establecer:

• La fecha y el lugar de una entrada
• La categoría de visa presentada en la frontera
• El historial de viajes de una persona
• Si la entrada fue inspeccionada

Una visa y un I-94 cumplen funciones distintas. Una visa generalmente permite que una persona solicite la admisión en un puerto de entrada de los EE. UU. El Formulario I-94 (registro de entrada y salida) documenta la admisión y normalmente muestra la clase de admisión y el período de estadía autorizado.

La mayoría de los registros I-94 ahora son electrónicos. Los viajeros pueden obtener su registro más reciente a través del sitio web oficial I-94 de CBP. Descargue y guarde una copia después de cada entrada, en lugar de asumir que siempre será fácil recuperarla más adelante. Si el registro no aparece en línea, CBP recomienda verificar que la información coincida con el documento de viaje utilizado para la admisión. Si el problema no puede resolverse, puede ser necesario presentar una solicitud de registros.

El Departamento de Estado recomienda copiar la página de datos biográficos del pasaporte, la visa, el sello de admisión y cualquier I-94 en papel. Reporte la pérdida o el robo de un pasaporte o una visa a través de los canales consulares y gubernamentales correspondientes, y conserve el comprobante del reporte.

Green Cards y Documentos de Autorización de Empleo

La Tarjeta de Residente Permanente, comúnmente conocida como Green Card, es una prueba importante del estatus de residente permanente legal. El Employment Authorization Document (Documento de Autorización de Empleo), o EAD, demuestra la autorización de empleo para un período y una categoría específicos.

Guarde copias del anverso y el reverso de cada tarjeta, no solo de la actual. Las tarjetas anteriores pueden contener un número A (A-Number), un código de categoría, fechas de validez o un nombre anterior que podrían ser relevantes más adelante.

Si una Green Card se pierde, es robada o se daña, el residente permanente generalmente solicita un reemplazo mediante el Formulario I-90. Si un EAD se pierde, es robado o se destruye, USCIS generalmente exige presentar un nuevo Formulario I-765 para solicitar el reemplazo. El proceso de presentación correcto, la tarifa y los documentos de respaldo dependen de las circunstancias y de la categoría de elegibilidad.

Una copia no siempre sustituye a la tarjeta física, pero puede proporcionar la información necesaria para una solicitud de reemplazo.

Certificados de Naturalización y de Ciudadanía

Un Certificate of Naturalization (Certificado de Naturalización) o un Certificate of Citizenship (Certificado de Ciudadanía) es mucho más que un recuerdo. Puede utilizarse como prueba de ciudadanía estadounidense al solicitar un pasaporte, patrocinar a ciertos familiares o responder a preguntas sobre la ciudadanía.

Guarde el original en un lugar seguro y haga copias a color de alta calidad para sus registros. No plastifique el original ni lo lleve consigo de manera habitual, a menos que exista una razón específica para hacerlo.

USCIS permite que las personas elegibles soliciten el reemplazo de un documento de naturalización o ciudadanía presentando el Formulario N-565. El reemplazo puede tomar tiempo, por lo que proteger el original puede evitar demoras cuando se necesite una prueba de ciudadanía.

Los padres deben conservar los registros que demuestren cómo un hijo adquirió o derivó la ciudadanía, incluidos los documentos de nacimiento, ciudadanía, matrimonio y custodia.

Avisos de recibo, de aprobación y otros avisos de USCIS

Conserve todos los avisos del Formulario I-797 y las cartas que le envíe USCIS. Esto incluye:

• Avisos de recibo
• Avisos de aprobación
• Avisos de transferencia
• Avisos de reapertura o reconsideración
• Avisos de cita biométrica
• Avisos de entrevista
• Solicitudes de evidencia (Requests for Evidence)
• Avisos de intención de denegar o revocar

Un aviso de recibo confirma que USCIS aceptó una presentación y contiene el número que se utiliza para dar seguimiento al caso. Un aviso de aprobación puede incluir detalles que no aparecen en la tarjeta, y algunos avisos de recibo también pueden documentar una extensión temporal cuando se presentan junto con un documento vencido.

No deseche un aviso porque la cita ya pasó o porque la solicitud fue aprobada. Guarde todas las páginas y cualquier sobre que muestre la fecha de envío.

Es importante señalar que un aviso antiguo puede contener una fecha de recibo, una fecha de prioridad o una fecha de aprobación que podría ser determinante al evaluar la elegibilidad bajo la Child Status Protection Act (CSPA), la Ley de Protección del Estatus del Menor.

Si el caso está vinculado a una cuenta en línea de USCIS, descargue los avisos disponibles desde la sección de Documentos. La cuenta en línea es útil, pero no debería ser el único lugar donde se guarden los registros.

Documentos del tribunal de inmigración y de la BIA

Toda persona que haya estado en un proceso de deportación debe conservar el expediente judicial completo. Entre los documentos especialmente importantes se encuentran:

• El Notice to Appear (aviso de comparecencia)
• Los avisos de audiencia
• Los escritos y las solicitudes de alivio migratorio
• Las pruebas presentadas por cualquiera de las partes
• Las decisiones y órdenes del juez de inmigración
• Las órdenes de fianza
• Los escritos de apelación
• Las decisiones de la Board of Immigration Appeals (BIA, la Junta de Apelaciones de Inmigración)

Una orden judicial puede afectar solicitudes futuras, viajes, detenciones y la existencia de una orden de deportación pendiente. Conserve una copia firmada o sellada cuando esté disponible.

El sistema en línea de EOIR (la Oficina Ejecutiva de Revisión de Casos de Inmigración) ofrece actualizaciones básicas, pero los documentos del tribunal siguen siendo la fuente oficial de información sobre las audiencias. Las partes elegibles pueden solicitar un Record of Proceeding (expediente del proceso) faltante al tribunal de inmigración o a la BIA.

Registros civiles y penales utilizados en el caso

Las presentaciones de inmigración suelen basarse en documentos emitidos por autoridades estatales, locales o extranjeras. Conserve copias certificadas siempre que sea posible, incluidas:

• Actas de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunción
• Órdenes de adopción y custodia
• Registros de cambio legal de nombre
• Informes policiales y resoluciones penales certificadas
• Registros de sentencia y libertad condicional
• Órdenes de eliminación o sellado de antecedentes
• Registros militares

Incluso un arresto cuyo caso fue desestimado podría tener que declararse más adelante. Una resolución certificada muestra cómo terminó el caso. Conserve los registros en idioma extranjero junto con sus traducciones y las certificaciones del traductor.

Pruebas de estatus, extensiones y protección pendiente

Algunas personas no tienen una sola tarjeta que cuente toda su historia migratoria. Su situación actual puede depender de varios documentos leídos en conjunto, como una tarjeta vencida, un aviso de recibo, un aviso de aprobación o una prueba de que hay una solicitud pendiente.

Conserve cualquier registro que demuestre:

• Un caso pendiente de asilo, VAWA, visa T o visa U
• El Estatus de Protección Temporal (TPS)
• Un permiso de permanencia temporal (parole) o un permiso adelantado de viaje (advance parole)
• Una extensión o un cambio de estatus de no inmigrante
• La acción diferida
• Una solicitud de ajuste de estatus pendiente
• Una suspensión de deportación o una orden de reapertura del proceso

Estos registros pueden ser necesarios para el empleo, trámites de licencia de conducir, viajes o presentaciones futuras. Dado que el efecto de un aviso depende de su redacción y de las circunstancias de la persona, no se base únicamente en una explicación verbal.

Cómo guardar los registros de inmigración de forma segura

Utilice almacenamiento tanto físico como digital. Un sistema sencillo funciona mejor que uno complicado que nadie mantiene.

Para los registros en papel:

• Guarde los originales en un contenedor impermeable y resistente al fuego.
• Separe los originales irreemplazables de las copias de uso diario.
• Organice los avisos por agencia y por fecha.
• Evite escribir notas directamente sobre los documentos gubernamentales originales.

Para los registros digitales:

• Escanee cada página a color y asegúrese de que los nombres, números, sellos y firmas sean legibles.
• Proteja las cuentas en la nube con una contraseña segura y autenticación de múltiples factores.
• Comparta los registros confidenciales únicamente a través de medios seguros.

Deje instrucciones a una persona de confianza para que pueda acceder a los documentos en caso de emergencia. No guarde las únicas copias en un teléfono, en una bandeja de correo electrónico o en una computadora portátil vieja.

Qué hacer cuando falta un documento

Actúe con prontitud e identifique exactamente qué es lo que falta. La respuesta depende de si el documento se perdió, fue robado, se dañó o nunca fue entregado.

Entre los pasos útiles pueden estar:

1. Revisar los sistemas en línea de USCIS, CBP o EOIR en busca de registros descargables.
2. Comunicarse con el abogado o representante que se encargó de la presentación.
3. Reportar el robo de documentos de identidad o de viaje a las autoridades correspondientes.
4. Solicitar una tarjeta o un certificado de reemplazo utilizando el formulario correcto.
5. Solicitar el expediente gubernamental correspondiente a través de un proceso de registros disponible o de una solicitud FOIA (Ley de Libertad de Información).
6. Conservar el comprobante de cada reporte, solicitud, pago y entrega.

No presente nada basándose en suposiciones. Una tarjeta que nunca llegó puede requerir pasos distintos a los de una tarjeta perdida después de la entrega. Consulte las instrucciones vigentes de la agencia antes de solicitar un reemplazo.

Arme su expediente antes de necesitarlo

Los registros de inmigración suelen cobrar mayor importancia durante un plazo, una entrevista, un arresto, una emergencia o un viaje internacional. Ese no es el momento de descubrir que falta un original.

Dedique tiempo a organizar su expediente ahora. Conserve pasaportes anteriores, registros de entrada, tarjetas, avisos gubernamentales, decisiones judiciales, solicitudes presentadas y pruebas de respaldo, incluso cuando parezcan obsoletos. Un expediente bien mantenido puede facilitar la comprensión del historial migratorio, la preparación de presentaciones futuras y la respuesta cuando el gobierno solicite pruebas.

Si no está seguro de qué registros son importantes o necesita orientación después de perder un documento de inmigración, comuníquese con 360 Immigration Law Group para solicitar una evaluación inicial gratuita de su caso.